A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu, perlu sekali mengenal tentang jenis-jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya (Pakpahan, 2006)
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya
Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a) Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu :
· Peningkatan mutu tenaga kerja
· Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
· Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
· Meringankan tenaga dan pikiran pegawai
b) Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu :
l Mempercepat penyelesaian pekerjaan
l Mempermudah menyelesikan pekerjaan
l Menyederhanakan prosedur kerja
l Memperlancar pekerjaan
c) Manfaat terhadap hasil kerja yaitu :
· Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
· Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
· Memenuhi standar mutu tertentu
· Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
· Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
· Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
· Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
· Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
Macam-macam mesin kantor
i. Menurut tenaga penggeraknya ada 2, yaitu:
a. Mesin manual (digerakkan oleh tenaga manusia)
b. Mesin listrik (digerakkan oleh listrik atau baterai
ii. Menurut cara kerjanya ada 2, yaitu:
a. Mesin mekanik
b. Mesin elektronik
iii. Menurut fungsinya ada 6, yaitu:
a. Mesin untuk mencatat
b. Mesin untuk menghimpun
c. Mesin untuk mengolah
d. Meisn untuk menggandakan
e. Mesin untuk mengirim
f. Mesin untuk menyimpan
C. Otomatisasi Perkantoran
Adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada oranglain yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.
ü Tujuan:
a. Meningkatkan produktivitas
b. Pemecahan masalah kelompok
c. Penggabungan dan penerapan teknologi
d. Memeperbarui proses pelaksanaa pekerjaan dikantor
ü Pengguna otomatisasi perkantoran:
a. Manager
b. Professional
c. Sekretaris
d. Pegawai administrasi
ü Aplikasi otomatisasi perkantoran:
a. Pengolah kata (word processing)
b. Surat elektronik (elektronik mail/e-mail)
c. Voice mail
d. Transmisi faximile (FAX)
e. Konferensi audio (audio conference)
ü Keuntungan otomatisasi perkantoran:
a. Meningkatkan produktivitas kerja
b. Meningkatkan efesien waktu dan tenaga
c. Alur informasi dalam kantor menjadi cepat
ü Kerugian otomatisasi perkantoran:
a. Menjadi ketergantungan akan teknologi
b. Akan adanya penggantian kerja
c. Banyaknya ahli-ahli computer yang tidak bertanggung jawab
D. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Word processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
2. Electronik mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. Voice mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
4. Electronic calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5. Audio conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6. Video conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ), yaitu :
6.1 Video satu arah dan audio satu arah
6.2 Video satu arah dan audio dua arah
6.3 Video dan audio dua arah
7. Computer conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.
8. Facsimile transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
9. Videotext
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. Image storage and retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan dtp sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
E. Kantor virtual
Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskanpengeluaran.
Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.
F. Manfaat Kantor Virtual
Bisnis Online bekerja saat ini sudah banyak ragam dan jenisnya, bekerja bukan hanya di kantor pemerintahan dan perusahaan swasta. Tapi yang mulai mendapat reputasi di kalangan pencari kerja saat ini adalah bisnis online. Saat ini sudah mulai banyak yang menggeluti pekerjaan ini, baik secara full time maupun secara freelance.bisnis online mulai menjadi pilihan peluang usaha alternatif bagi siapa yang ingin berpikirkreatif.
Ada beberapa kelebihan bekerja secara online dibandingkan dengan bekerja secara langsung dikantor atau perusahaan. Berikut akan diuraikan mengenai beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan dari bekerja secara online dimana kita mempunyaikantor virtual sendiri.
1) Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
2) Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukungkeberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
3) Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
4) Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaransebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kitakerjakan.
5) Banyak Mempunyai Waktu Luang Dengan Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebihbanyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemudengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadilebih harmonis.
G. Kerugian dari kantor virtual :
Ø Rasa tidak memiliki
Ø Takut kehilangan pekerjaan
Ø Semangat kerja rendah
Ø Ketegangan keluarga.
Sumber:
https://catatanperkantoransmk.blogspot.com/2018/10/teknologi-perkantoran-otomatisasi.html
https://pujarianikalanita98.blogspot.com/2019/04/31-memahami-teknologi-perkantoran.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar